Der Antrag wird schriftlich an die Verwaltungsbehörde, die über die beantragte Verwaltungsunterlage verfügt, gerichtet. "Schriftlich" bedeutet heutzutage per Brief, Fax oder E Mail. Wenn Sie einen persönlichen Zugang zu einer Verwaltungsunterlage erhalten möchten, müssen Sie den Antrag per Brief oder per mit elektronischem Personalausweis unterzeichnete E Mail übermitteln.

Der Gesetzgeber hat keine spezifische Form für die Einreichung dieses Antrags festgelegt; dieser muss nur schriftlich eingereicht werden. Anträge können daher weder mündlich noch per Telefon eingereicht werden. Dennoch besteht die Möglichkeit, einen Antrag vor Ort zu erstellen oder ein Antragsformular auszufüllen, wenn dieses vorhanden ist. Auf keinen Fall ist es erforderlich, den Antrag per Einschreiben zu senden.

Vorzugsweise geben Sie die Verwaltungsunterlage, zu der Sie Zugang haben möchten, an. Es genügt jedoch, die betreffende Angelegenheit deutlich zu erwähnen, insofern ein Beamter, der mit dem Bereich vertraut ist, versteht, was Sie wollen.

Sie brauchen kein Interesse nachzuweisen, es sei denn, der Antrag betrifft "personenbezogene Unterlagen". Eine personenbezogene Unterlage ist eine "Verwaltungsunterlage, die eine Beurteilung oder ein Werturteil über eine namentlich genannte oder leicht identifizierbare natürliche Person oder die Beschreibung eines Verhaltens enthält, dessen Bekanntmachung dieser Person offensichtlich Schaden zufügen kann". In diesem Fall stellt das Interesse für die Einreichung einer Nichtigkeitsklage beim Staatsrat ein erforderliches Interesse dar. Daher muss dieses Interesse persönlich, direkt, aktuell und rechtmäßig sein. Wenn die personenbezogene Unterlage sich auf den Antragsteller bezieht, wird davon ausgegangen, dass er das erforderliche Interesse aufweist.

Im Antrag erklären Sie auch, wie Sie Ihr Zugangsrecht ausüben wollen, also ob Sie die Informationen einsehen, Erläuterungen dazu erhalten oder eine Abschrift davon mitgeteilt bekommen möchten.

Damit eine Verwaltungsbehörde gegebenenfalls die beantragte Verwaltungsunterlage verschicken kann, ist es erforderlich, dass sie über Ihren Namen und Ihre Adresse verfügt. Eine E-Mail-Adresse reicht aus, soweit die beantragte Unterlage öffentlich ist, was heißt, dass jeder Zugang dazu erhalten kann.

Abgesehen von der Anforderung, ein Interesse nachzuweisen, kann diese Information noch später übermittelt werden.

Der Antrag wird an die zuständige föderale Verwaltungsbehörde gerichtet, auch wenn diese die Unterlage in den Archiven hinterlegt hat.

Wenn eine föderale Verwaltungsbehörde einen Antrag erhält, vermerkt sie diesen schnellstmöglich in einem Register unter Angabe des Empfangsdatums. Ob Sie eine Empfangsbescheinigung erhalten und innerhalb welcher Frist Sie diese bekommen, hängt von den internen Regeln ab, die innerhalb einer föderalen Verwaltungsbehörde gelten und unter anderem in dem Protokoll stehen, durch das diese Verwaltungsbehörde die Charta für eine kundenfreundliche Behörde umgesetzt hat.

Ausgangspunkt der Frist ist hierbei der Zeitpunkt des Empfangs des Antrags und nicht der Zeitpunkt der Registrierung.

Wenn eine föderale Verwaltungsbehörde feststellt, dass sie nicht über die beantragte Verwaltungsunterlage verfügt, setzt sie den Antragsteller unverzüglich hiervon in Kenntnis und teilt ihm die Bezeichnung und Adresse der Verwaltungsbehörde mit, die ihrer Meinung nach über die Unterlage verfügt.

Die Verwaltungsbehörde überprüft, ob der Antrag hinreichend deutlich ist und ob ein Interesse nachgewiesen wird, wenn sich herausstellt, dass der Antrag sich auf eine personenbezogene Unterlage bezieht. Fehlt das erforderliche Interesse, muss der Antrag für diese Art Unterlage abgelehnt werden.

Anschließend überprüft die Verwaltungsbehörde, ob ein oder mehrere Ausnahmegründe geltend gemacht werden müssen oder können. Das gilt auch für personenbezogene Unterlagen, selbst wenn festgestellt wird, dass der Antragsteller das erforderliche Interesse nachweist.

Das Gesetz vom 11. April 1994 über die Öffentlichkeit der Verwaltung unterscheidet drei Arten von Ausnahmegründen.

Die erste Art Ausnahmegründe ist in Artikel 6 § 1 bestimmt. Diese Ausnahmegründe müssen geltend gemacht werden und gelten für alle Verwaltungsbehörden, also auch für nichtföderale Verwaltungsbehörden, "insofern vorliegendes Gesetz aus Gründen, die in den Bereich der föderalen Befugnisse fallen, die Öffentlichkeit von Verwaltungsunterlagen verbietet oder einschränkt". Das Besondere an diesen Ausnahmegründen ist, dass die Bekanntmachung nur verweigert werden kann, wenn die Verwaltungsbehörde festgestellt hat, dass das Interesse der Öffentlichkeit die Wahrung eines oder mehrerer der folgenden Interessen nicht aufwiegt:

1. Sicherheit der Bevölkerung,
2. Grundrechte und -freiheiten der Bürger,
3. föderale internationale Beziehungen Belgiens,
4. öffentliche Ordnung, Sicherheit oder Verteidigung des Landes,
5. Ermittlung oder Verfolgung strafbarer Handlungen,
6. föderales wirtschaftliches oder finanzielles Interesse, Währung oder öffentliche Kreditwürdigkeit,
7. von Natur aus vertraulicher Charakter der Betriebs- oder Herstellungsinformationen, die der Behörde mitgeteilt wurden,
8. Geheimhaltung der Identität der Person, die der Verwaltungsbehörde die Unterlage oder die Information vertraulich mitgeteilt hat, um eine strafbare oder vermutlich strafbare Handlung anzuzeigen.

Die zweite Art Ausnahmegründe ist in Artikel 6 § 2 bestimmt. Diese Ausnahmegründe müssen ebenfalls geltend gemacht werden und gelten auch für alle Verwaltungsbehörden. Die Bekanntmachung muss verweigert werden, wenn die Verwaltungsbehörde feststellt, dass die Bekanntmachung der Verwaltungsunterlage sich auf folgende Interessen negativ auswirken würde:

1. das Privatleben, es sei denn, die betroffene Person hat der Einsicht, den Erläuterungen oder der Mitteilung in Form einer Abschrift vorher schriftlich zugestimmt,
2. eine durch das Gesetz eingeführte Geheimhaltungspflicht,
3. die Geheimhaltung der Beratungen und Beschlüsse der Föderalregierung und der verantwortlichen Behörden, die der föderalen ausführenden Gewalt unterliegen, oder der Beratungen und Beschlüsse, an denen eine föderale Behörde beteiligt ist.

Es ist nicht das Interesse als solches, das geschützt wird, sondern die Tatsache, dass eines der Interessen durch die Bekanntmachung beeinträchtigt wird.

Die dritte Art Ausnahmegründe ist in Artikel 6 § 3 bestimmt. Diese Ausnahmegründe sind fakultativ und können von föderalen Verwaltungsbehörden nur dann geltend gemacht werden, wenn der Antrag:

1. eine Verwaltungsunterlage betrifft, deren Bekanntmachung Missverständnisse hervorrufen kann, weil sie unvollendet oder unvollständig ist,
2. eine Stellungnahme oder Meinung betrifft, die der Behörde freiwillig und vertraulich mitgeteilt wurde,
3. offensichtlich unberechtigt ist,
4. offensichtlich zu vage formuliert ist.

Das Gesetz vom 12. November 1997 über die Öffentlichkeit der Verwaltung in den Provinzen und Gemeinden beinhaltet nur diese dritte Kategorie von Ausnahmegründen, aber darin steht außerdem ausdrücklich, dass die "anderen durch das Gesetz, das Dekret oder die Ordonnanz festgelegten Ausnahmen aus Gründen, die mit der Ausübung der Befugnisse der Föderalbehörde, Gemeinschaft oder Region zusammenhängen," berücksichtigt werden müssen.

In den föderalen Bekanntmachungsrechtsvorschriften wird keine Frist bestimmt, innerhalb deren die Entscheidung getroffen werden muss, sondern eine Frist, binnen der die Entscheidung dem Antragsteller mitgeteilt werden muss. Diese Frist beträgt dreißig Tage und kann gegebenenfalls auf fünfundvierzig Tage erweitert werden. Muss sie verlängert werden, muss dies innerhalb der ursprünglichen Frist von dreißig Tagen begründet werden.

Ist die Entscheidung negativ, muss die Ablehnung mit konkreten und relevanten Gründen versehen sein. Es können nur Ausnahmegründe, die in einem Gesetz, einem Dekret oder einer Ordonnanz ihre Berechtigung finden, geltend gemacht werden. Diese Ausnahmegründe befinden sich nicht unbedingt nur in den Bekanntmachungsrechtsvorschriften.

Beinhaltet eine Verwaltungsunterlage ein urheberrechtlich geschütztes Werk, muss dies gemeldet werden.

Eine positive bzw. teilweise positive Entscheidung muss schnellstmöglich ausgeführt werden. Der Gesetzgeber hat keine spezifische Frist festgelegt. Wenn sich der Antragsteller für das Einsichtsrecht entscheidet, muss es ihm einvernehmlich gewährt werden. Außerdem muss der Antragsteller in der Praxis immer die Möglichkeit haben, sein Einsichtsrecht auszuüben.

Das Einsichtsrecht und das Erläuterungsrecht können unentgeltlich ausgeübt werden.

Eine Gebühr kann nur für eine Abschrift verlangt werden. Diese Gebühr darf nicht über den Selbstkostenpreis, d.h. den Preis für das Papier, die Abschreibung des Kopierers, die Tinte usw., aber nicht die Personalkosten, die dadurch entstehen, hinausgehen.

Für die föderalen Verwaltungsbehörden wurden die Tarife im Königlichen Erlass vom 17. August 2007 zur Festlegung des Betrags der Gebühr für den Erhalt einer Abschrift einer Verwaltungsunterlage oder einer Unterlage über Umweltinformationen festgelegt.

Der Betrag der Gebühr wird für jeden Antrag pro Verwaltungsunterlage oder pro Unterlage über Umweltinformationen berechnet.

• Wird die Abschrift einer Verwaltungsunterlage in schwarz-weiß und in einem Format, das nicht größer als das DIN-A4-Format ist, ausgehändigt, so ist die Gebühr auf 0,05 Euro pro Seite festgelegt. Die ersten fünfzig Seiten sind kostenlos. Enthält die Unterlage jedoch mehr als hundert Seiten, so wird die Gebühr ab der hundertersten Seite auf 0,02 Euro pro Seite herabgesetzt.
• Wird die Abschrift einer Verwaltungsunterlage in schwarz-weiß und in einem Format, das größer als das DIN-A4-Format ist, jedoch das DIN-A3-Format nicht überschreitet, ausgehändigt, so werden die oben erwähnten pro Seite festgelegten Gebühren verdoppelt.
• Enthält eine Verwaltungsunterlage Seiten in verschiedenen Formaten, so wird die Gebühr berechnet, als handle es sich um zwei getrennte Anträge.
• Soll die beantragte Abschrift einer Verwaltungsunterlage ganz oder teilweise farbig oder größer als im DIN-A3-Format sein, so entspricht die Gebühr dem Selbstkostenpreis.
• Wird für die Abschrift einer Verwaltungsunterlage ein anderer Träger als Papier beantragt, so entspricht die Gebühr dem Selbstkostenpreis.
• Per E-Mail übermittelte Abschriften sind kostenlos.

Die Gebühren sind bar zu zahlen, wenn der Antragsteller die Abschrift bei der Verwaltungsbehörde in Empfang nimmt. Diese stellt eine Empfangsbescheinigung als Zahlungsbeweis aus.

Wird die Abschrift dem Antragsteller per Post zugestellt, ist die Gebühr vor dieser Zustellung per Überweisung oder Einzahlung auf das Postscheckkonto des Buchhalters der Einnahmen der betreffenden Verwaltung zu zahlen. In diesem Fall werden die Portokosten zu dem Betrag der Gebühr hinzugerechnet.