La communication d'informations relatives aux actes de l'état civil relève du Code civil (Service public fédéral Justice) qui dispose, en son article 29 et sous certaines conditions, que toute personne peut se faire délivrer des copies et des extraits d'état civil par les Officiers d'état civil compétents.

Quant à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, elle est réglée par l'arrêté royal du 16 juillet 1992 qui, pour des raisons de protection de la vie privée, fixe de manière précise les conditions de délivrance d'un extrait ou certificat établi d'après les registres précités.

Ainsi, toute personne peut obtenir un extrait des registres de la population ou un certificat établi d'après ces registres, pour autant que les informations qu'ils contiennent la concernent. La délivrance de ces documents se fait auprès de la commune où cette personne est inscrite à titre de résidence principale.

Par contre, lorsqu'il s'agit d'un tiers, l'arrêté royal du 16 juillet précité prévoit en son article 3 que toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi.

Par conséquent, à défaut de disposition légale justificative, les communes ne peuvent pas communiquer à des tiers des informations (extraits ou certificats) tirées de leurs registres de la population.

De manière générale, c'est au tiers qui fait la demande de communication d'informations relatives à un autre citoyen qu'il incombe de fournir la base légale, et non pas à la commune de rechercher elle-même le fondement pertinent. De plus, chaque demande doit être analysée séparément, au cas par cas. Lorsque l'accès aux informations est autorisé, seules celles qui sont réellement nécessaires au vu de la finalité recherchée et requises par la base légale invoquée peuvent être communiquées.

Il y a lieu d'entendre, entre autres, les documents qui sont nécessaires aux fins d'exécution ou de poursuite d'une procédure déterminée par la loi, le décret ou l'ordonnance, notamment le Code civil, le Code judiciaire et le Code d'instruction criminelle.

A moins que la loi n'en dispose autrement, les extraits et certificats tirés des registres de la population et du registre des étrangers ne peuvent mentionner que les informations prévues à l'article 3, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, à savoir : les nom et prénoms, la date et le lieu de naissance, le sexe, la nationalité, la résidence principale, le lieu et la date du décès, la profession, l'état civil, la composition du ménage, le type de registre d'inscription, et la situation administrative des personnes inscrites au registre d'attente, la cohabitation légale, s'il échet l'existence du certificat d'identité et de signature, dans le sens de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification.

Jusqu'il y a peu, les personnes qui effectuaient des recherches généalogiques ne pouvaient obtenir des informations contenues dans les registres de la population que lorsqu'elles faisaient explicitement mention dans leur demande de la disposition légale ou réglementaire dont ressortait le caractère nécessaire de cette recherche d'héritiers (par exemple, l'article 724 du Code civil, l'article 1168 du Code judiciaire ou l'article 42 de l'arrêté royal du 31 mars 1936 établissant le Code des droits de succession). Les personnes qui effectuaient des recherches généalogiques relatives à leur propre famille ne pouvaient à cette fin aucunement utiliser les informations contenues dans les registres de la population.

L'arrêté royal du 5 janvier 2014 modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (Moniteur belge du 17 janvier 2014) prévoit toutefois une plus vaste possibilité d'accès aux registres de la population à des fins de recherches tant généalogiques qu'historiques et scientifiques.

Conformément à l'arrêté royal du 5 janvier 2014, il est possible d'obtenir des extraits ou certificats relatifs à des tiers à des fins généalogiques ou historiques ou d'autres fins scientifiques.

Si les extraits ou certificats demandés portent sur des registres de la population qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, ceux-ci peuvent être librement délivrés par l'administration communale, à condition que la personne concernée soit décédée. Si cela a été stipulé dans la demande, les extraits ou certificats demandés peuvent également mentionner la filiation ascendante.

Si les extraits ou certificats demandés concernent des registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, la commune ne peut les délivrer au demandeur que moyennant le consentement écrit de la personne sur laquelle portent ces registres ou de l'un de ses descendants. Ce consentement peut également contenir l'autorisation de mentionner la filiation ascendante sur l'extrait ou le certificat demandé.

Il existe en outre la possibilité de consulter librement, à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques, les registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, à condition que la personne concernée soit décédée. Par contre, les registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans ne sont pas consultables.

Il convient de vérifier si le généalogiste est mandaté par un notaire dans le cadre d'une recherche successorale. Dans l'affirmative, le généalogiste pourra accéder aux informations nécessaires à sa recherche via l'administration communale. (A noter toutefois que si le notaire souhaitait faire cette recherche lui-même, la réponse serait différente. Voir le cas relatif aux notaires ci-dessous.)

En dehors d'un mandat de notaire pour une recherche successorale, un généalogiste n'a pas le droit d'accéder au Registre national pour identifier des personnes vivantes. L'accès aux données pour des recherches personnelles ou pour des projets généalogiques ne lui est autorisé qu'à certaines conditions, comme indiqué sur les schémas précédents.

Pour appuyer sa demande, le notaire pourrait invoquer l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, et l'article 42, 3° du Code des droits de succession qui lui impose d'identifier tous les héritiers.

Toutefois, dans la mesure où les notaires disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, ils ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population.

En outre, il est renvoyé à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques ainsi qu'à l'arrêté royal du 14 avril 2002 autorisant l'A.S.B.L. Fédération royale du Notariat belge à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification (Moniteur belge du 1er juin 2002).

Ce n'est pas à l'administration communale qu'il incombe de faire des recherches – à fortiori, dans le cadre de recherches successorales, pour des citoyens qui ne sont probablement pas inscrits sur le territoire de cette commune-là – mais au notaire d'utiliser son accès au Registre national.

Le recours aux registres de la population ne sera admis que de manière subsidiaire, lorsque les informations nécessaires ne pourront pas être obtenues du Registre national, à condition pour le notaire de motiver et de justifier, d'un côté, le caractère insuffisant de son propre accès au Registre national et, d'un autre côté, la base légale sur laquelle il se fonde pour demander la communication de ces données à l'administration communale. Cet accès se limitera aux données nécessaires pour la mission de recherche successorale.

Certains détectives privés invoquent à tort l'article 1^er, § 1^er, 2°, de la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé pour exiger un accès aux registres de l'état civil et aux registres de la population.

Cet article s'énonce comme suit :

Art. 1^er, § 1^er. Au sens de la présente loi, est considéré comme détective privé toute personne physique qui, dans un lien de subordination ou non, exerce habituellement, contre rémunération et pour le compte d'autrui, des activités consistant à :

2° recueillir des informations relatives à l'état civil, à la conduite, à la moralité et à la solvabilité de personnes.

Le fait d'être un détective agréé ne crée toutefois aucun droit particulier à l'égard :

• de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes pour étranger et aux documents de séjour et de ses arrêtés d'exécution ;
• de l'accès aux actes de l'état civil : l'article 29 du Code civil reste d'application.

Pour l'application de l'article 29 du Code civil, un détective privé est assimilé à un citoyen ordinaire (article 29, § 1^er, alinéa 1^er du Code civil). Il ne peut revendiquer à l'instar des notaires et des avocats le bénéfice de l'article 29, § 1^er, alinéa 2 du Code civil.

Un détective privé a, comme tout citoyen, un droit d'accès aux registres de la population afin d'y prendre connaissance des informations le concernant. Il ne peut toutefois pas faire valoir un mandat de son client pour demander des informations relatives à d'autres personnes et de surcroit, il n'existe actuellement aucune base légale qu'il pourrait valablement invoquer afin d'accéder aux données d'un citoyen tiers.

Les irrégularités éventuelles relatives à la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé peuvent être signalées au SPF Intérieur, Direction Sécurité et Prévention, Direction Sécurité privée, tél. 02/557.34.43 ou vps@ibz.fgov.be.

Dans la mesure où les huissiers de justice disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, ils ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population.

En outre, il est renvoyé à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques ainsi qu'à l'arrêté royal du 16 mai 1986 autorisant l'accès des huissiers de justice audit Registre national (Moniteur belge du 19 juin 1986) et aux délibérations du Comité sectoriel RN autorisant l'accès des huissiers de justice au Registre national.

Le recours aux registres de la population ne sera admis que de manière subsidiaire, lorsque les informations nécessaires ne pourront pas être obtenues du Registre national, à condition pour l'huissier de justice de motiver et de justifier, d'un côté, le caractère insuffisant de son propre accès au Registre national et, d'un autre côté, la base légale sur laquelle il se fonde pour demander la communication de ces données à l'administration communale.

Dans la mesure où les avocats disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, ils ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population.

En outre, il est renvoyé à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques ainsi qu'à l'arrêté royal du 26 février 1997 autorisant l'Ordre national des avocats de Belgique à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques afin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de la justice (Moniteur belge du 14 mars 1997), à savoir pour établir des actes préalables à une procédure contentieuse ou pour intenter, conduire ou faire aboutir une cause qui leur est confiée.

Le recours aux registres de la population ne sera admis que de manière subsidiaire, lorsque les informations nécessaires ne pourront pas être obtenues du Registre national, à condition pour l'avocat de motiver et de justifier, d'un côté, le caractère insuffisant de son propre accès au Registre national et, d'un autre côté, la base légale sur laquelle il se fonde pour demander la communication de ces données à l'administration communale.

Pour rappel : le mandat ad litem, prévu à l'article 440, alinéa 2, du Code judiciaire, ne vaut que devant les Cours et Tribunaux.

En outre, si un avocat se présente à l'administration communale muni d'une procuration (comme pour tout autre tiers), il peut, en cette qualité, demander que lui soit communiquées toutes les données relatives à son mandataire.

L'article 19 de l'arrêté royal du 21 décembre 1967 portant règlement général du régime de retraite et de survie des travailleurs salariés dispose que l'Office national des Pensions est tenu de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les informations visées à l'article 3, alinéa 1^er et 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ou lorsqu'il vérifie l'exactitude de ces informations.

Le recours à une autre source n'est autorisé que dans la mesure où les informations nécessaires ne peuvent pas être obtenues auprès du Registre national.

Les institutions bancaires disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, par le biais d'Identifin et uniquement pour des finalités bien spécifiques. Elles ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population pour ces finalités-là.

En outre, l'arrêté royal du 25 mai 2005 (Moniteur belge du 27 juin 2005) détermine les personnes et institutions ayant accès au Registre des Cartes d'identité. L'accès au Registre des Cartes d'identité est réservé en principe aux membres de la police fédérale et locale, aux membres du personnel de la Direction générale de l'Office des étrangers du SPF Intérieur, ainsi qu'aux membres du personnel des administrations communales.

D'autre part, l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers stipule que toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi. Il faut entendre par là les documents qui sont nécessaires pour l'exécution d'une procédure déterminée par la loi.

L'article 4 du même arrêté prévoit également que ces extraits ou certificats peuvent faire mention du titre d'identité de la personne concernée. Dans le cadre strict de cette disposition réglementaire, les informations relatives au titre d'identité d'une personne peuvent être communiquées à des tiers qui justifient d'une disposition légale permettant la délivrance d'un tel extrait.

Il est toutefois recommandé d'être très prudent. Il est préférable de ne pas communiquer de données à des institutions bancaires et que ce soit le citoyen qui sollicite lui-même les informations qui s'avèrent nécessaires.

Depuis fin 2008, il est à signaler qu'il est possible de contrôler l'authenticité d'une carte d'identité via le site www.checkdoc.be. Celui-ci est destiné à lutter contre la fraude à l'identité et le vol de documents d'identité.

Son but est d'informer toute personne physique ou morale voulant réaliser une transaction financière, commerciale ou administrative pour laquelle un document d'identité est présenté si le document d'identité présenté est connu par les autorités belges comme volé, perdu, périmé ou non valide et, de cette manière, éviter à l'utilisateur de CHECKDOC d'être éventuellement victime d'une escroquerie basée sur la fraude à l'identité.

L'utilisateur-type est le loueur de voitures, la banque ou l'institution de crédit, le secteur de l'hôtellerie, le notaire, le commerçant, etc.

www.checkdoc.be est un moteur de recherche qui effectue une requête auprès du Registre national et de la banque de données des passeports sur la base du numéro d'identification du document présenté. En quelques secondes, l'utilisateur reçoit une réponse sous forme de « hit/no hit » et peut prendre une décision relative à sa transaction avec plus de sécurité.

Pour des raisons de protection de la vie privée, la communication des informations contenues dans les registres de la population est soumise à des conditions très restrictives. En vertu de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, une adresse ne peut être communiquée à un tiers que si une disposition légale est invoquée à l'appui de la demande.

Ainsi, rechercher une adresse (d'un proche, d'un ancien camarade de classe, etc) dans les registres et envoyer une lettre à cette adresse n'est pas autorisé étant donné que la recherche de l'adresse implique un traitement de données au sens du RGPD dans le chef de l'autorité communale, pour lequel aucune base légale n'existe.

Une zone grise subsiste toutefois dans certains cas particuliers.

Par exemple, un citoyen bien intentionné apprend que son frère, perdu de vue, vient de subir un accident et il souhaite connaître son adresse pour lui proposer de lui venir en aide. Ou encore, un hôpital demande la confirmation de l'adresse actuelle d'un donneur d'organe compatible pour une transplantation, car l'adresse figurant dans son dossier est obsolète.

Dans ces deux cas, aucun texte légal n'autorise la communication directe des données au tiers qui en fait la demande. L'administration communale n'a, à priori, pas non plus reçu le consentement du citoyen concerné.

La pratique consistant à envoyer un courrier à la personne afin de lui demander son accord pour la communication de son adresse au tiers implique déjà un traitement sans base légale, étant donné qu'une consultation du Registre national doit être faite pour trouver les coordonnées auxquelles envoyer le courrier. Néanmoins, une mise en balance des intérêts doit être opérée par l'administration communale entre le côté protection de la vie privée et le côté humain de la demande.

Non. La recherche de l'adresse n'est pas autorisée car elle implique un traitement de données au sens du RGPD dans le chef de l'autorité communale, pour lequel aucune base légale n'existe. En outre, il ne s'agit pas d'un traitement nécessaire au vu de la finalité recherchée. Des mesures moins attentatoires à la vie privée existent. (Voir notamment la décision n° 48/2021 de l'Autorité de protection des données relative à la vérification par un notaire de l'adresse d'une ancienne employée afin de lui envoyer ses écochèques. Le notaire a été réprimandé pour avoir utilisé son accès au Registre national pour des finalités qui lui sont propres.).

Il est également interdit au service du personnel de l'administration communale de consulter l'adresse du membre du personnel concerné lorsque ce dernier n'a pas consenti à la consultation de son adresse pour cette finalité. Il est évidemment toujours possible de contacter la personne par mail par exemple, pour lui demander si elle accepte que son adresse soit recherchée dans le but de lui remettre un cadeau de naissance.

Non, la commune n'est pas autorisée, en tant que personnalité juridique, à accéder aux données du Registre national pour ses propres besoins. (Voir notamment la décision n° 48/2021 de l'Autorité de protection des données relative à la vérification par un notaire de l'adresse d'une ancienne employée afin de lui envoyer ses écochèques. Le notaire a été réprimandé pour avoir utilisé son accès au Registre national pour des finalités qui lui sont propres.).

En outre, l'avocat ou l'huissier de justice chargé du recouvrement de créances pourra, lui, consulter le Registre national à cette fin.

Non, il n'existe pas de base légale valable que la compagnie d'assurance pourrait invoquer pour exiger la communication de ces données. Elle ne dispose pas non plus d'un accès propre au Registre national. Elle doit mandater un notaire qui fera ces recherches pour elle, et non passer par l'administration communale.

Les missions légales du SPF Finances sont supra locales et ne se bornent donc pas à une seule commune. En conséquence, un accès direct au Registre national a été accordé à ce SPF, qui doit l'utiliser lorsqu'il souhaite obtenir des données des registres. Si l'accès à l'information voulue n'est pas possible pour une quelconque raison, le SPF Finances doit contacter notre service d'accès au Registre national, en justifiant en quoi l'accès reçu leur est insuffisant.

En outre, la copie d'actes d'état civil ne relève pas de nos compétences, mais de celles du SPF Justice. Ce type de question peut être posé à l'adresse suivante : dabs.baec@just.fgov.be.

Les articles 1344 bis, alinéa 3, et 1344 octies, alinéa 3, du Code judiciaire imposent effectivement la communication de l'adresse par l'administration communale.

Attention toutefois que les syndicats sont souvent des associations de fait, qui ne peuvent pas intenter d'actions en justice sous réserve des possibilités prévues par la loi. La commune doit vérifier si le syndicat souhaite engager une procédure en son nom propre ou au nom d'un membre. Dans ce dernier cas, le syndicat doit présenter un mandat du membre.

... nouvelles familles installées dans la commune ou la communication régulière de la liste des naissances ?

L'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers prévoit à l'article 6 qu'aucune liste de personnes ne peut être communiquée à des tiers, excepté à des autorités ou à des organismes publics habilités par ou en vertu de la loi.

En vertu du RGPD et de l'article 22 de la Constitution, de tels organismes doivent pouvoir produire une base légale justifiant la nécessité de la communication de données issues des registres de la population.

Ainsi, la tenue à jour d'un fichier d'adresses ne constitue pas un motif suffisant qui autoriserait la communication d'informations tirées des registres.

En outre, lorsque la mission qui incombe à l'organisme dépasse le cadre d'une seule commune, une demande d'accès aux données du Registre national doit être introduite auprès du SPF Intérieur.

En vertu du RGPD et de l'article 22 de la Constitution, le seul intérêt général ne suffit plus : une disposition légale doit être invoquée.

Dès lors, faire une campagne de publicité personnalisée pour l'enseignement que l'on dispense ne répond pas à ces critères. Les demandes d'autres A.S.B.L. tierces pour des activités locales, même éducatives ou sociales, n'entrent pas non plus dans ce cadre.

En outre, et de manière plus générale, il convient de s'assurer que la finalité poursuivie n'intervient pas dans le cadre d'une réglementation communautaire pour laquelle la Communauté aurait obtenu une autorisation d'accès aux données du Registre national.

Aussi, des mesures moins intrusives existent. Il peut donc être recommandé à l'école ou à l'A.S.B.L. d'informer les parents ou autres personnes visées de ses initiatives en utilisant des canaux de communication publics, tels que le bulletin communal, les panneaux d'affichage, ou le site internet de la commune, afin de permettre à ces personnes de s'inscrire volontairement pour ces activités.

L'administration communale doit utiliser les canaux de communication les moins intrusifs possibles pour la vie privée des citoyens concernés. Ainsi, elle peut : recourir au bulletin communal en y insérant un encart invitant les seniors intéressés à s'inscrire pour recevoir le magazine ; publier une annonce sur le site Internet de la commune avec un formulaire d'inscription sécurisé ; annoncer la possibilité de s'inscrire pour recevoir cette brochure via les réseaux sociaux ; publier des affiches ou utiliser les panneaux d'affichage communaux ; mettre des flyers à disposition des citoyens ou les remettre lors d'une démarche à la commune.

Si le Collège des bourgmestre et échevins estime que l'utilisation de canaux de communication moins intrusifs n'est pas possible pour le cas particulier qui lui est présenté, il doit prendre une décision en motivant ce point (la motivation ne peut pas uniquement concerner des raisons financières), et en précisant que cette consultation du registre de la population relève de la « gestion interne » de la commune au sens de l'article 5 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers.

Dans ce cas, l'Autorité étrangère doit être considérée comme un tiers et c'est l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 qui est d'application. Les demandes de renseignements doivent être motivées afin que l'administration communale apprécie les motifs invoqués compte tenu de la finalité des registres.

L'arrêté royal du 16 juillet précité prévoit en son article 3 que, lorsqu'il s'agit de tiers, toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi.

Par conséquent, à défaut de disposition légale justificative, les communes ne peuvent pas communiquer à des tiers des informations (extraits ou certificats) tirées de leurs registres de la population.

L'article 6 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers stipule qu'aucune liste de personnes inscrites aux registres ne peut être communiquée à des tiers, excepté à des autorités ou à des organismes publics habilités par ou en vertu de la loi.

Toutefois, par dérogation à l'article 6 de l'arrêté royal précité, sur demande écrite et en stipulant la finalité pour laquelle elles sont sollicitées, des listes de personnes, ne reprenant pas d'autres informations que celles énumérées à l'article 3, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, peuvent être communiquées

• aux organismes de droit belge remplissant des missions d'intérêt général (cela suppose une mission légale) ;
• aux autorités étrangères avec l'accord préalable du SPF Affaires étrangères et pour autant que cela entre dans le cadre d'une mission légale ;
• aux instituts de sondage agréés par le SPF Affaires économiques sur avis de la Commission des sondages d'opinion ;
• aux chercheurs qui justifient expressément d'un intérêt historique clair ou de tout autre intérêt scientifique.

Une personne peut néanmoins demander à l'administration communale de sa commune de résidence que son adresse ne soit pas communiquée à des tiers. Cette mention "adresse non communicable" est bien sûr sans effet lorsqu'il s'agit d'une demande d'adresse en application d'une disposition légale ou d'un titre exécutoire.

Les demandes doivent généralement être validées ou invalidées par l'officier d'état civil-population qui reçoit la question de la part du demandeur. Le Collège est essentiellement présent pour des cas spécifiques, par exemple en cas de doute de la part de l'officier, en cas de refus de communication des données par l'officier que le demandeur contesterait, ou encore en cas de demande impliquant la communication d'un nombre important de données (lorsque le demandeur invoque une mission d'intérêt général pour accéder aux données par exemple).

A noter que cela vise uniquement à ne pas alourdir la procédure et le travail du Collège avec des cas « simples » similaires qui reviennent de manière fréquente. Le Collège reste toutefois libre de s'impliquer dans toutes les demandes s'il le souhaite et en cas de moindre doute, l'officier ne doit communiquer aucune donnée et doit faire appel au Collège.