De mededeling van inlichtingen met betrekking tot de akten van de burgerlijke stand valt onder het Burgerlijk Wetboek (Federale Overheidsdienst Justitie), waarvan artikel 29 stelt dat elke persoon, onder bepaalde voorwaarden, afschriften en uittreksels van de burgerlijke stand afgeleverd mag krijgen door de bevoegde ambtenaren van de burgerlijke stand.

De mededeling van de in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister opgenomen informatiegegevens, is geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat, omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de voorwaarden tot afgifte van een uittreksel of getuigschrift dat aan de hand van de voornoemde registers opgemaakt is, nauwkeurig bepaalt.

Zo kan elke persoon een uittreksel uit de bevolkingsregisters of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, verkrijgen, voor zover de informatiegegevens die ze bevatten op hem betrekking hebben. De afgifte van deze documenten gebeurt bij de gemeente waar deze persoon ingeschreven is op basis van zijn hoofdverblijfplaats.

Wanneer het daarentegen om een derde gaat, bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling op schriftelijk en ondertekend verzoek een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.

Bij gebrek aan een wettelijke of reglementaire bepaling als bewijs, kunnen de gemeenten bijgevolg geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit de bevolkingsregisters aan derden meedelen.

Over het algemeen is het aan de derde die informatiegegevens van een andere burger opvraagt, om de wettelijke grondslag hiervoor te verschaffen, en moet de gemeente de relevante grondslag niet zelf opzoeken. Bovendien moet elke aanvraag afzonderlijk, per geval, worden bekeken. Wanneer de toegang tot informatiegegevens is toegestaan, mogen alleen die informatiegegevens worden meegedeeld die noodzakelijk zijn voor het beoogde doeleinde en die worden vereist door de aangevoerde wettelijke grondslag.

Daaronder dient te worden verstaan, onder andere, de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging of voor de voortzetting van een procedure bepaald door de wet, het decreet of de ordonnantie, met name het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en het Wetboek van Strafvordering.

Tenzij de wet anders bepaalt, mogen de uittreksels en getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister enkel de gegevens vermelden waarin artikel 3, eerste lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, voorziet, namelijk: de naam en voornamen, de geboorteplaats en –datum, het geslacht, de nationaliteit, de hoofdverblijfplaats, de plaats en datum van overlijden, het beroep, de burgerlijke staat, de samenstelling van het gezin, het soort register van inschrijving, de administratieve toestand van de personen die in het wachtregister zijn ingeschreven, de wettelijke samenwoning, in voorkomend geval het bestaan van het identiteits- en handtekeningcertificaat, zoals bedoeld bij de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten.

Tot enige tijd geleden was het voor personen die genealogische onderzoeken verrichten enkel mogelijk om informatie uit de bevolkingsregisters te verkrijgen wanneer zij in hun aanvraag uitdrukkelijk melding maken van de wettelijke of reglementaire bepaling waaruit het noodzakelijk karakter bleek van dit onderzoek naar erfgenamen (bijvoorbeeld: artikel 724 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 1168 van het Gerechtelijk Wetboek of artikel 42 van het koninklijk besluit van 31 maart 1936 houdende het wetboek der successierechten). Personen die stamboomonderzoeken verrichten met betrekking tot hun eigen familie konden hiervoor op geen enkele wijze gebruik maken van de informatie uit de bevolkingsregisters.

Het koninklijk besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (Belgisch Staatsblad van 17 januari 2014) voorziet evenwel in een ruimere toegangsmogelijkheid tot de bevolkingsregisters voor opzoekingen van zowel genealogische, als historische en wetenschappelijke aard.

Ingevolge het koninklijk besluit van 5 januari 2014 is het mogelijk om uittreksels of getuigschriften m.b.t. derde personen te bekomen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door het gemeentebestuur vrij worden afgegeven, mits de betrokken persoon overleden is. Indien dit in de aanvraag werd gevraagd, mogen de afgeleverde uittreksels of getuigschriften ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.

Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door de gemeente slechts aan de aanvrager worden afgeleverd mits schriftelijke toestemming van de persoon op wie ze betrekking hebben of van één van zijn verwanten. Deze toestemming kan eveneens de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het gevraagde uittreksel of getuigschrift.

Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om de bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, vrij te raadplegen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, mits de betrokken persoon overleden is. De registers die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten zijn daarentegen niet raadpleegbaar.

Er moet worden nagegaan of de genealoog een mandaat heeft gekregen van een notaris in het kader van een erfrechtelijk onderzoek. Indien dit het geval is, kan de genealoog via het gemeentebestuur toegang krijgen tot de informatiegegevens die hij nodig heeft voor zijn onderzoek. (Er moet echter worden opgemerkt dat als de notaris dit onderzoek zelf zou willen uitvoeren, dit anders zou zijn. Zie het geval van notarissen hieronder.)

Tenzij hij een mandaat heeft gekregen van een notaris voor een erfrechtelijk onderzoek, heeft een genealoog geen toegang tot het Rijksregister om levende personen te identificeren. De toegang tot gegevens voor persoonlijke opzoekingen en genealogische projecten is alleen toegestaan onder bepaalde voorwaarden, zoals vermeld in bovenstaande schema's.

Om zijn aanvraag te staven, zou de notaris zich kunnen beroepen op artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, alsook op artikel 42, 3° van het Wetboek der successierechten, dat hem verplicht alle erfgenamen te identificeren.

Voor zover de notarissen toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en naar het koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken (Belgisch Staatsblad van 1 juni 2002).

Het is niet aan het gemeentebestuur om onderzoek te doen - a fortiori, in het kader van erfrechtelijke onderzoeken, voor burgers die waarschijnlijk niet zijn ingeschreven in de betreffende gemeente - maar aan de notaris om gebruik te maken van zijn toegang tot het Rijksregister.

De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de notaris de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen. Deze toegang is beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor het erfrechtelijke onderzoek.

Artikel 1, § 1, 2° van de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective wordt door sommige privé-detectives ten onrechte aangegrepen om toegang te eisen tot de registers van burgerlijke stand en de bevolkingsregisters.

Dit artikel luidt als volgt:

Art. 1, § 1. In de zin van deze wet wordt als privé-detective beschouwd elke natuurlijke persoon die gewoonlijk, al of niet in ondergeschikt verband, tegen betaling en voor een opdrachtgever activiteiten uitoefent bestaande uit:

2° het inwinnen van informatie omtrent burgerlijke stand, gedrag, moraliteit en vermogenstoestand van personen.

Het feit een vergund privé-detective te zijn doet evenwel geen bijzondere rechten ontstaan tegenover:

• de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en haar uitvoeringsbesluiten;
• toegang tot de akten van de burgerlijke stand: artikel 29 Burgerlijk Wetboek blijft van toepassing.

Voor de toepassing van artikel 29 van het Burgerlijk Wetboek wordt een privé-detective gelijkgesteld aan een gewone burger (artikel 29, §1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek). Net als notarissen en advocaten kan hij geen aanspraak maken op het voordeel van artikel 29, §1, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek.

Een privé-detective heeft, zoals elke burger, recht op toegang tot de bevolkingsregisters om zijn eigen gegevens te kennen. Hij mag zich echter niet beroepen op een mandaat van zijn opdrachtgever om gegevens betreffende andere personen op te vragen en bovendien bestaat er momenteel geen wettelijke grondslag waarop hij zich geldig zou kunnen beroepen om toegang te krijgen tot de gegevens van een derde persoon.

Eventuele onregelmatigheden met betrekking tot de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective kunnen gemeld worden aan de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Directie Private Veiligheid, tel. 02-557 34 43 of vps@ibz.fgov.be.

Voor zover de gerechtsdeurwaarders toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, alsook naar het koninklijk besluit van 16 mei 1986 waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister (Belgisch Staatsblad van 19 juni 1986) en naar de beraadslagingen van het Sectoraal Comité RR waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister.

De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de gerechtsdeurwaarder de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen.

Voor zover de advocaten toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, alsook naar het koninklijk besluit van 26 februari 1997 waarbij aan de Belgische Nationale orde van Advocaten toegang wordt verleend tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen teneinde aan de advocaten de informatie mee te delen die zij nodig hebben voor de taken die zij uitoefenen als uitvoerders van de rechtsbedeling (Belgisch Staatsblad van 14 maart 1997), met name het opstellen van akten voorafgaand aan een geschilprocedure of het inleiden, voeren of tot een goed einde brengen van een zaak die hun is toevertrouwd.

De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de advocaat de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen.

Ter herinnering: het mandaat ad litem, voorzien in artikel 440, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek, is enkel rechtsgeldig bij de hoven en rechtbanken.

Bovendien kan een advocaat, als hij zich bij het gemeentebestuur meldt met een volmacht (zoals voor elke andere derde), in die hoedanigheid verzoeken dat alle gegevens met betrekking tot zijn mandaatgever aan hem worden meegedeeld.

Artikel 19 van het koninklijk besluit van 21 december 1967 tot vaststelling van het algemeen reglement betreffende het rust- en overlevingspensioen voor werknemers bepaalt dat de Rijksdienst voor pensioenen verplicht is zich tot het Rijksregister van de natuurlijke personen te richten om de informatiegegevens bedoeld bij artikel 3, eerste en tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, te bekomen of wanneer hij de juistheid van deze informatiegegevens nagaat.

Het beroep doen op een andere bron is slechts toegestaan in de mate dat de nodige informatiegegevens niet bij het Rijksregister kunnen worden verkregen.

De bankinstellingen hebben toegang tot de gegevens in het Rijksregister, en dit via Identifin en uitsluitend voor zeer specifieke doeleinden. Krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen kunnen zij de gemeenten niet verzoeken om voor deze doeleinden gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast bepaalt het koninklijk besluit van 25 mei 2005 (Belgisch Staatsblad van 27 juni 2005) de personen en instellingen die toegang hebben tot het Register van de Identiteitskaarten. De toegang tot het Register van de Identiteitskaarten is in principe voorbehouden aan de leden van de federale en lokale politie, de personeelsleden van de Algemene Directie van de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken, alsmede aan de personeelsleden van de gemeentebesturen.

Anderzijds bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister dat elke persoon, elke publieke of private instelling, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan. Daaronder moet worden verstaan de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van een procedure bepaald door de wet.

Artikel 4 van hetzelfde besluit voorziet eveneens dat deze uittreksels of getuigschriften het identiteitsbewijs van de betrokken persoon mogen vermelden. In het strikte kader van deze reglementaire bepaling, mogen de informatiegegevens met betrekking tot het identiteitsbewijs van een persoon meegedeeld worden aan derden die een wettelijke bepaling aantonen die de afgifte van een dergelijk uittreksel mogelijk maakt.

Het is echter raadzaam om erg voorzichtig te zijn. Bij voorkeur worden gegevens niet meegedeeld aan bankinstellingen en vragen burgers zelf om de informatiegegevens die nodig zijn.

Het moet vermeld worden dat het sinds eind 2008 mogelijk is om de authenticiteit van een identiteitskaart te controleren via de website www.checkdoc.be. Deze is bedoeld om identiteitsfraude en diefstal van identiteitsdocumenten tegen te gaan.

Het doel ervan is om elke natuurlijke of rechtspersoon die een financiële, commerciële of administratieve transactie wil uitvoeren waarvoor een identiteitsdocument wordt voorgelegd, ervan op de hoogte te brengen of het voorgelegde identiteitsdocument bekend staat bij de Belgische overheden als gestolen, verloren, vervallen of ongeldig en op deze manier te vermijden dat de gebruiker van CHECKDOC eventueel slachtoffer zou worden van een persoonsverwisseling gebaseerd op identiteitsfraude.

De typegebruiker is een autoverhuurder, bank- of kredietinstelling, de hotelsector, een notaris, handelaar enz.

www.checkdoc.be is een zoekmotor die navraag doet bij het Rijksregister en de databank van de paspoorten, op basis van het identificatienummer van het voorgelegde document. Binnen enkele seconden ontvangt de gebruiker een antwoord onder de vorm van een "hit/no hit" en kan deze een veiligere beslissing nemen over de transactie.

Omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, is de mededeling van informatiegegevens uit de bevolkingsregisters onderworpen aan zeer strenge voorwaarden. Krachtens het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister mag een adres enkel aan een derde worden meegedeeld als een wettelijke bepaling wordt ingeroepen ter ondersteuning van de aanvraag.

Zo is het niet toegestaan om een adres (van een naaste, een vroegere klasgenoot, enz.) in de registers op te zoeken en een brief naar dit adres te sturen aangezien het opzoeken van het adres een gegevensverwerking in de zin van de AVG door de gemeentelijke overheid inhoudt waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat.

In bepaalde specifieke gevallen blijft er echter een grijze zone bestaan.

Een goedbedoelende burger verneemt bijvoorbeeld dat zijn broer, met wie hij het contact is verloren, een ongeluk heeft gehad en wil zijn adres kennen zodat hij hulp kan aanbieden. Of nog: een ziekenhuis vraagt om bevestiging van het huidige adres van een orgaandonor die geschikt is voor een transplantatie omdat er in zijn dossier een oud adres staat.

In beide gevallen wordt de rechtstreekse mededeling van de gegevens aan de derde die erom vraagt, door geen enkele wettekst toegestaan. Het gemeentebestuur heeft a priori ook niet de toestemming van de betrokken burger gekregen.

Het sturen van een brief aan de persoon in kwestie waarin om toestemming wordt gevraagd om zijn adres aan een derde mee te delen, houdt op zich al een verwerking zonder wettelijke grondslag in, aangezien het Rijksregister moet worden geraadpleegd om de contactgegevens te vinden waarnaar de brief moet worden verstuurd. Het gemeentebestuur moet echter een belangenafweging maken tussen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het menselijke aspect van het verzoek.

Nee. Het opzoeken van het adres is niet toegestaan omdat dit een gegevensverwerking in de zin van de AVG door de gemeentelijke overheid inhoudt waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat. Bovendien gaat het niet om een noodzakelijke verwerking voor het beoogde doeleinde. Er bestaan maatregelen die de persoonlijke levenssfeer minder schenden. (Zie met name beslissing nr. 48/2021 van de Gegevensbeschermingsautoriteit betreffende een notaris die het adres van een vroegere medewerker had geverifieerd om deze zijn ecocheques op te sturen. De notaris werd berispt omdat hij zijn toegang tot het Rijksregister voor eigen doeleinden had gebruikt).

Het is ook niet toegestaan dat de personeelsdienst van het gemeentebestuur het adres van het betrokken personeelslid raadpleegt als dit personeelslid er niet mee heeft ingestemd dat zijn adres voor dit doeleinde wordt geraadpleegd. Het is natuurlijk altijd mogelijk om bijvoorbeeld per e-mail contact op te nemen met de persoon in kwestie om te vragen of deze ermee akkoord gaat dat zijn of haar adres wordt opgezocht om een geboortecadeau te kunnen sturen.

Nee, de gemeente heeft als rechtspersoon geen toegang tot het Rijksregister voor eigen doeleinden. (Zie met name beslissing nr. 48/2021 van de Gegevensbeschermingsautoriteit betreffende een notaris die het adres van een vroegere medewerker had geverifieerd om deze zijn ecocheques op te sturen. De notaris werd berispt omdat hij zijn toegang tot het Rijksregister voor eigen doeleinden had gebruikt).

Bovendien mag de advocaat of gerechtsdeurwaarder die belast is met de invordering van de schuld het Rijksregister hiervoor wel raadplegen.

Nee, er bestaat geen geldige wettelijke grondslag waarop de verzekeringsmaatschappij zich zou kunnen beroepen om de mededeling van deze gegevens te eisen. De verzekeringsmaatschappij heeft ook geen eigen toegang tot het Rijksregister. Ze moet een mandaat aan een notaris toekennen zodat deze het onderzoek voor haar verricht, in plaats van een beroep op het gemeentebestuur te doen.

De wettelijke opdrachten van de FOD Financiën zijn bovenlokaal en zijn dus niet beperkt tot één enkele gemeente. Bijgevolg werd een rechtstreekse toegang tot het Rijksregister aan deze FOD verleend die deze overheidsdienst moet gebruiken om gegevens uit de registers te verkrijgen. Als de toegang tot het gewenste informatiegegeven om een of andere reden niet mogelijk is, moet de FOD Financiën contact opnemen met onze Dienst Toegang Rijksregister en rechtvaardigen waarom de toegang die zij hebben gekregen, ontoereikend is.

Bovendien vallen afschriften van akten van de burgerlijke stand niet onder onze bevoegdheden, maar onder die van de FOD Justitie. Dergelijke vragen kunnen naar het volgende adres worden gestuurd: dabs.baec@just.fgov.be.

De artikelen 1344 bis, derde lid, en 1344 octies, derde lid, van het Gerechtelijk Wetboek leggen het gemeentebestuur effectief de mededeling van het adres op.

Let wel, vakorganisaties zijn vaak feitelijke verenigingen die onder voorbehoud van de mogelijkheden voorzien door de wet, geen rechtsvorderingen kunnen instellen. De gemeente moet nagaan of de vakorganisatie een procedure in eigen naam of in naam van een lid wil instellen. In het laatste geval moet de vakorganisatie een mandaat van het lid voorleggen.

... nieuw zijn in de gemeente of regelmatig de lijst met de geboorten wensen te ontvangen?

Artikel 6 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, voorziet dat geen enkele lijst van personen aan derden mag worden verstrekt, behalve aan overheden of openbare instellingen die daartoe door of krachtens de wet gemachtigd zijn.

Krachtens de AVG en artikel 22 van de Grondwet moeten dergelijke instanties een wettelijke grondslag kunnen voorleggen die de noodzaak tot de mededeling van de gegevens uit de bevolkingsregisters rechtvaardigt.

Zo is het bijhouden van een adressenbestand geen voldoende reden om de mededeling van informatiegegevens uit de registers toe te staan.

Wanneer de opdracht van de instantie verder reikt dan één enkele gemeente, moet een aanvraag voor toegang tot de gegevens van het Rijksregister bovendien bij de FOD Binnenlandse Zaken worden ingediend.

Uitsluitend het algemeen belang volstaat niet meer krachtens de AVG en artikel 22 van de Grondwet: er moet een wettelijke bepaling ingeroepen worden.

Een gepersonaliseerde reclamecampagne voor het onderwijs dat wordt verleend, beantwoordt bijgevolg niet aan deze criteria. Ook de aanvragen van andere derde VZW's voor lokale of zelfs educatieve of sociale activiteiten vallen niet binnen dit kader.

Bovendien, en meer in het algemeen, moet er nagegaan worden of het beoogde doeleinde niet valt binnen het kader van een communautaire regelgeving waarvoor de Gemeenschap een machtiging voor toegang tot de gegevens van het Rijksregister zou hebben verkregen.

Er bestaan ook minder ingrijpende maatregelen. De school of VZW kan daarom aangeraden worden om de ouders of andere bedoelde personen over hun initiatieven te informeren via openbare communicatiekanalen, zoals het gemeentelijk infoblad, de aanplakborden of de website van de gemeente, zodat deze mensen zich vrijwillig kunnen inschrijven voor deze activiteiten.

Het gemeentebestuur moet communicatiekanalen gebruiken die zo min mogelijk indringend zijn wat betreft het privéleven van de betrokken burgers. Zo kan het: een bijdrage in het gemeentelijke infoblad opnemen waarin geïnteresseerde senioren worden uitgenodigd om zich in te schrijven voor het ontvangen van het magazine; een advertentie met een beveiligd inschrijvingsformulier op de website van de gemeente plaatsen; via sociale media de mogelijkheid aankondigen om zich in te schrijven voor het ontvangen van de brochure; affiches publiceren of de gemeentelijke aanplakborden gebruiken; flyers beschikbaar stellen aan de inwoners of deze meegeven wanneer burgers naar de gemeente komen.

Als het college van burgemeester en schepenen vindt dat het gebruik van minder indringende communicatiekanalen niet mogelijk is voor het specifieke geval dat wordt voorgelegd, moet het college een gemotiveerde beslissing nemen (de motivering mag niet uitsluitend van financiële aard zijn), waarin wordt gepreciseerd dat deze raadpleging van het bevolkingsregister valt onder de "interne doeleinden" van de gemeente in de zin van artikel 5 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.

In dit geval moet de buitenlandse overheid beschouwd worden als een derde. Artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 is van toepassing. De aanvragen tot inlichtingen moeten gemotiveerd zijn opdat het gemeentebestuur de aangehaalde redenen kan beoordelen rekening houdend met het doel van de registers.

Met betrekking tot derden bepaalt artikel 3 van het voormelde koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan krijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.

Bij gebrek aan een wettelijke bepaling ter verantwoording, mogen de gemeenten derhalve geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit hun bevolkingsregisters meedelen aan derden.

Artikel 6 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister stelt dat geen enkele lijst van personen ingeschreven in de registers aan derden mag worden verstrekt, behalve aan overheden of aan openbare instellingen die door of krachtens de wet gemachtigd zijn.

In afwijking van artikel 6 van het voornoemde koninklijk besluit mogen er, op schriftelijke aanvraag en met vermelding van het doel waarvoor ze gevraagd worden, echter personenlijsten die geen andere informatiegegevens bevatten dan deze die opgesomd worden in artikel 3, eerste lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, worden verstrekt

• aan de instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen (dit vooronderstelt een wettelijke opdracht);
• aan de buitenlandse overheden, met het voorafgaandelijk akkoord van de FOD Buitenlandse Zaken én mits dit kadert binnen een wettelijke opdracht;
• aan de opiniepeilingsinstellingen die erkend zijn door de FOD Economische Zaken, op advies van de Commissie voor de opiniepeilingen.
• aan onderzoekers die uitdrukkelijk doen blijken van een duidelijk historisch of ander wetenschappelijk belang.

Niettemin mag een persoon aan het gemeentebestuur van de gemeente van zijn verblijfplaats vragen dat zijn adres niet aan derden wordt verstrekt. Deze vermelding van «niet mededeelbaar adres» heeft natuurlijk geen gevolg wanneer het gaat om een aanvraag tot adres overeenkomstig een wettelijke bepaling of een uitvoerbare titel.

Aanvragen moeten over het algemeen gevalideerd of ongeldig verklaard worden door de ambtenaar burgerlijke stand-bevolking die het verzoek van de aanvrager ontvangt. Het college is er voornamelijk voor specifieke gevallen, bijvoorbeeld in geval van twijfel bij de ambtenaar, in geval van een weigering van mededeling van de gegevens door de ambtenaar die wordt aangevochten door de aanvrager, of wanneer de aanvraag gaat om de mededeling van een aanzienlijk aantal gegevens (wanneer de aanvrager zich beroept op een opdracht van algemeen belang om toegang tot de gegevens te krijgen bijvoorbeeld).

Opgemerkt moet worden dat het doel hiervan enkel is om de procedure en het werk van het college niet te belasten met soortgelijke "eenvoudige" gevallen die vaak terugkomen. Het staat het college steeds vrij om in alle aanvragen tussen te komen als het dat wenst, en in geval van de minste twijfel, deelt de ambtenaar geen gegevens mee en moet hij een beroep doen op het college.