De Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur (hierna: Commissie) verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1] afgekort als “AVG” en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

[1] Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming afgekort als “AVG” of beter gekend als “GDPR”)

Het doel van deze privacyverklaringverklaring op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens is u te informeren over:

• wie de verwerkingsverantwoordelijke is;
• welke persoonsgegevens worden verwerkt;
• waarom deze persoonsgegevens worden verwerkt;
• op grond van welke juridische basis deze persoonsgegevens worden verwerkt;
• wie de eventuele ontvangers zijn van deze persoonsgegevens;
• hoe lang deze persoonsgegevens worden bewaard;
• hoe deze persoonsgegevens worden beveiligd;
• welke rechten u heeft en hoe u deze rechten kan uitoefenen;
• de mededeling van een inbreuk in verband met door de Commissie verwerkte persoonsgegevens;
• wie de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer afgekort als “DPO”) is;
• de mogelijkheid om een klacht neer te leggen;
• de kennisname van wijzigingen aan de verklaring inzake bescherming van persoonsgegevens.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De Commissie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van haar opdrachten.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt de Commissie?

De Commissie verwerkt uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van haar wettelijke en publieke opdrachten:

• Identificatiegegevens (bijv.: naam, identiteitskaart- en paspoortnummers, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, foto, IP-adres...);
• contactgegevens (bijv.: post- en e-mailadres, telefoonnummer...);
• familiale situatie (bijv.: burgerlijke stand, aantal kinderen...);
• informatie met betrekking tot opleiding en tewerkstelling (bijv.: opleidingsniveau, beroep, naam van de werkgever, verloning...);
• gegevens over uw interacties met de Commissie via haar website, haar applicaties, telefoongesprekken, e-mails, interviews;
• gegevens verstrekt door de officiële overheden (bijv.: voor identificatie- en veiligheidsdoeleinden);
• fiscale en patrimoniale gegevens;
• gerechtelijke gegevens;
• gegevens over straffen en administratieve sancties.

Als u de Commissie een aanvraagformulier stuurt, verwerkt de Commissie de nodige informatie om contact met u te kunnen opnemen, dit wil zeggen, uw naam, adres, land, telefoonnummer, e-mailadres en andere gegevens in uw aanvraag of uw commentaren.

Als de wetgeving dit de Commissie oplegt of wanneer dit voortvloeit uit uw toedoen (bijv.: u vermeldt dit soort informatie in uw brieven), en mits uw voorafgaande toestemming wanneer dat nodig blijkt, verzamelt de Commissie gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens, gegevens over raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden, genetische gegevens of gegevens betreffende uw seksleven of seksuele voorkeur.

De gegevens die de Commissie gebruikt kunnen rechtstreeks bij u worden verzameld of verkregen worden via de overheden waarbij u een vraag om toegang tot bestuursdocumenten hebt ingediend.

3. Voor welke doeleinden verwerkt de Commissie persoonsgegevens?

De 3 wettelijke missies van de Commissie die de verwerking van uw gegevens rechtvaardigen zijn:

• het uitbrengen van adviezen in het kader van de wet van 11 april 1994 ‘betreffende de openbaarheid van bestuur’ en de wet van 12 november 1997 ‘betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en de gemeenten’ voor zover deze laatste wet nog van toepassing is;
• het publiek ter beschikking stellen van haar adviezen;
• het opstellen van een jaarverslag.

4. Op welke basis gebruikt de Commissie uw persoonsgegevens?

De verwerking van uw persoonsgegevens heeft als grondslag artikel 6.1, e) van de AVG, namelijk dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht van algemeen belang of voor de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is toevertrouwd in overeenstemming met de wetten betreffende de openbaarheid van bestuur en de archieven van het Koninkrijk.

Op de website van de Commissie vindt u meer uitvoerige informatie over de taken en werking van de Commissie.

5. Met wie deelt de Commissie uw persoonsgegevens?

Geen enkele gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") zal worden uitgevoerd behoudens wettelijke verplichtingen en middels de garanties vereist krachtens de Europese Verordening Gegevensbescherming EU 2016/679.

Om de voornoemde doeleinden te vervullen, deelt de Commissie uw persoonsgegevens uitsluitend mee én voor zover noodzakelijk:

• aan de verzendingsdienst van de Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken van de FOD Binnenlandse Zaken;
• in het kader van uitwisselingen van persoonsgegevens tussen overheden en openbare en private instellingen in het kader van hun opdrachten van algemeen belang overeenkomstig de wetgeving;
• bestemd voor bepaalde gereglementeerde beroepen, waarvan is toegestaan om te worden ingelicht, zoals advocaten, notarissen, deurwaarders.

Uw e-mailadres wordt in geen enkel geval meegedeeld aan andere overheden of derde partijen, behalve als u hiervoor de uitdrukkelijke toestemming geeft of wanneer u die zelf al bekend hebt gemaakt bij andere overheden of derde partijen.

6. Hoelang bewaart de Commissie uw persoonsgegevens?

Als federale overheid is de Commissie onderworpen aan de wet betreffende de archieven van 24 juni 1955 (gewijzigd bij wet van 19 mei 2009) en kan de Commissie de documenten in haar bezit dus niet vrij vernietigen. Wanneer de documenten van een openbaar bestuur bovendien geen administratief en/of juridisch nut meer hebben, kunnen zij evenwel een historisch, wetenschappelijk of statistisch belang hebben. Zij worden dan overgezonden naar het Rijksarchief.

In dat opzicht worden de administratieve documenten in onze bezit voor welbepaalde duur, in samenwerking met het Rijksarchief, bewaard in archiefselectielijsten die u hier kan raadplegen.

Voor de documenten die niet zijn opgenomen in deze selectielijsten, bepaalt de Commissie de bewaringsduur volgens objectief vastgestelde criteria, met name voor de langst noodzakelijke duur met inachtneming van de toepasbare wettelijke en reglementaire bepalingen, of rekening houdend met bepaalde operationele verplichtingen zoals het beheer van eventuele geschillen of de aanvragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Anderzijds registreert de Commissie eveneens de elektronische communicaties (zoals de e-mails, SMS, antwoordapparaat of andere gelijkaardige technologie) die u heeft met het secretariaat van de Commissie en in bepaalde gevallen bewaart zij de telefonische communicaties, zolang dat de wet dit vereist of toestaat, met name gedurende de periode waarin een geschil naar aanleiding van deze communicaties kan ontstaan.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

De Commissie verbindt er zich toe alle gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, de niet-gemachtigde wijziging of toegang, het onrechtmatig gebruik, de beschadiging of de bekendmaking.

Hiervoor gebruikt ze beveiligingstechnieken en -procedures waarover zij om veiligheidsredenen geen details vermelden op deze pagina.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

In overeenstemming met de toepasbare regelgeving en behoudens wettelijke afwijkingen, beschikt u over verschillende rechten, met name:

• het inzagerecht: u kunt informatie krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van deze persoonsgegevens. Deze informatie wordt gepreciseerd in artikel 13 en 14 van de Europese verordening en betreft met name de doeleinden en de juridische basis van de gegevensverwerking, de gegevenscategorieën, de bestemmelingen en, indien mogelijk, de bewaartermijn, het bestaan van rechten in het voordeel van de betrokken persoon en de mogelijkheid voor de betrokken persoon om een bezwaar in te dienen bij de controleautoriteit.
• het recht op rectificatie: als u meent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen dat deze persoonsgegevens worden aangepast.
• het recht op gegevenswissing: u kan het wissen van uw persoonsgegevens eisen, behalve als de verwerking ervan opgelegd is bij wet of in het kader van een opdracht van openbaar belang of nog om de uitvoering van de vrijheid van meningsuiting en informatie mogelijk te maken, als de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijke, statistische of historische archivering en rekening houdend evenwel met de regels betreffende de volgens objectieve criteria vastgelegde bewaringsduur.
• het recht op beperking van de verwerking: u kan de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen indien u uw recht op bezwaar uitoefent, indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien de verwerking ervan onrechtmatig is of indien u de gegevens nodig hebt voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van uw rechtsvorderingen. Dit betekent dat de verwerking van uw gegevens enigszins "opgeschort" zal zijn, behoudens uitzonderingen.
• het recht op verzet: u kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
• Het recht op het intrekken van uw toestemming: als de verwerking van uw persoonsgegevens enkel op uw toestemming berust, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken.

De Commissie stelt een online formulier ter uw beschikking waarbij u indien nodig deze rechten kan doen gelden en waartoe u toegang hebt door hier te klikken.

9. Mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens

Men spreekt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, doorgaans ook "datalek" genoemd, in situaties waarin persoonsgegevens per ongeluk of op onrechtmatige wijze verloren geraken, vernietigd of gewijzigd worden, of bekend of toegankelijk gemaakt worden voor personen die hiertoe geen machtiging hadden.

Als u dergelijke inbreuken vaststelt in verband met de door de Commissie beheerde persoonsgegevens (u vindt bijvoorbeeld een dossier, een laptop of een smartphone die duidelijk toebehoort aan één van onze personeelsleden, u stelt vast dat paswoorden die gekoppeld zijn aan de Commissie, op internet circuleren, ...), dan kunt u dit melden door:

• ofwel door onmiddellijk te bellen naar 0800/1 1610 ;
• ofwel door het formulier, dat hier voor particulieren et ici pour les fournisseurs beschikbaar is, in te vullen en te versturen naar incidents.gdpr@ibz.fgov.be.

10. Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Als u vragen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming. U kunt hiervoor contact opnemen met:

DPO IBZ
FOD Binnenlandse Zaken
Park Atrium - Koloniënstraat 11
1000 Brussel

Om u te helpen bij de uitoefening van uw rechten, stelt de Commissie een uniek contactformulier ter uw beschikking (zie punt 7). Wanneer u dit formulier gebruikt, zal uw verzoek automatisch naar de gepaste DPO doorgestuurd worden.

11. Klachten

Onverminderd andere mogelijkheden van administratief beroep of een voorziening in rechte voor de bevoegde administratieve en gerechtelijke instanties, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd of dat een verwerking van op u betreffende persoonsgegevens een inbreuk vormt op de Algemene Verordening Gegevensbescherming.[2]

[2] Art. 77 AVG

Om een klacht in te dienen, kunt u een aanvraag richten tot:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be

12. Hoe kan u kennis nemen van de wijzigingen die aan deze Verklaring inzake de bescherming van persoonsgegevens werden aangebracht?

In een wereld die in constante technologische evolutie is, zal de Commissie de Privacyverklaring geregeld bijwerken. De Commissie nodigt u uit om kennis te nemen van de laatste versie van dit document op onze webpagina.

Deze verklaring inzake de bescherming van persoonsgegevens werd het laatst gewijzigd en herzien op 9 maart 2023.